名刺を活用しよう

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 名刺交換のマナー

ファイルを使用して整理する

名刺ファイルで、５０音順に整理していると、並び替えるのが面倒になってしまったり、同じ会社の名刺がバラバラになってしまったりすることもあるでしょう。長期間管理するには、あ行、か行、さ行と、行ごとの名刺ファイルを作るのが良いでしょう。そうすると、あ行からわ行まで１０冊、加えて数字・外国企業その他でもう一冊、計１１冊作る必要があります。また、あ、いう、えお、かき、くけこ、さし、すせそ、たな、はま、やわら、数字・外国企業その他といったように同じ１１冊でも傾斜配分をして作ることもできます。この中で名刺を管理して、同じ会社の名刺が増えたら、その会社の替え紙を新しく作って移すのが良いでしょう。

名刺ボックスを使用して管理する

名刺ボックスは出し入れが簡単なので意外に便利です。大きな箱なら８００枚収納可能なので、大量の名刺を一つの箱で管理できます。５０音のタイトルカードを使用する事により、分類も挿入も簡単です。同じ会社の人の名刺が増えても、随時挿入していくことができます。頂いた名刺は、名刺ボックスにひとまず入れて、頻繁に使う会社のものだけ名刺ファイルに分けて整理すると省スペースで管理ができます。また、５０音のタイトルカードを使い慣れると、間にはさまった名刺をパラパラとめくるだけなので、早く発見します。また、あまり使わない名刺は抜き取って、別ファイルやボックスに収納すると、さらに使い易くなるでしょう。

デジタルで管理する

名刺をデジタル管理すれば、パソコンからラベル出力や携帯電話に情報をコピーすることもでき、データを多様に活用することができます。パソコンに手入力では時間がかかるので、名刺スキャナーを利用すると良いでしょう。名刺スキャナーはソフトを立ち上げて名刺をセットするだけなので、パソコンが苦手な方でも比較的楽に操作できます。名刺を自動読み取りさせ、正しく変換されているかどうかを確認、間違っている箇所を修正したら、相手の情報をメモ入力してデータは完成です。あとは、エクセルで加工したり、ＰＤＡにエクスポートしたり、ＣＳＶ出力で携帯ソフトに移し替えて持ち出すことも可能になります。